Gülşah Kızılkaya
İdari Ve Mali İşler Koordinatörü
Istanbul,34
Summary
Şu anda çalıştığım kurum olan Altyazı Sinema Derneği ve İktisadi İşletmesi'nin tüm idari ve mali süreçlerini etkin bir şekilde koordine ediyor ve kesintisiz yürütülmesini sağlıyorum. Derneğin e-posta trafiğini düzenli olarak yönetiyor, tüm iç ve dış iletişim akışını profesyonelce koordine ediyorum. Ayrıca, derneğe gelen her türlü resmi evrağı titizlikle arşivlemekteyim.Sorumluluklarım dahilinde, tüm etkinlik ve seminer takvimlerini hazırlıyor, duyuruyor ve bu organizasyonların uçtan uca planlama ve yürütme süreçlerini başarıyla yönetiyorum. Aynı zamanda finansal işleyişin sürekliliğini güvence altına alarak ödeme süreçlerini titizlikle takip ediyor ve mali konularda paydaşlarla açık ve düzenli iletişim kuruyorum. Reklam anlaşmalarının içerik ve süreç takibini yürütüyor; reklam verenlere yönelik aylık düzenli bilgi ve raporlamaları hazırlayıp sunuyorum.Düzenlediğimiz her seminer için değerlendirme formlarını analiz ediyor, elde edilen veriler ışığında iyileştirme alanlarını belirliyor ve sonuçları doğrudan Yönetim Kurulu ile paylaşıyorum.
Overview
12
12
years of professional experience
2
2
Certificates
2
2
Languages
Work History
İdari Ve Mali İşler Koordinatörü
Altyazı Sinema Derneği
04.2024 - Current
- Kurumun tüm idari ve mali süreçlerinin etkin şekilde yürütülmesi ve koordinasyonu.
- Derneğin e-posta trafiğinin düzenli olarak yönetilmesi ve iletişim akışının sağlanması.
- Etkinlik ve seminer takvimlerinin hazırlanması, duyurulması ve organizasyon süreçlerinin tamamının planlanması.
- Ödeme süreçlerinin düzenli olarak takip edilmesi ve mali işleyişin kesintisiz sürdürülmesi.
- Paydaşlarla mali süreçlerin aksamaması için düzenli, açık ve profesyonel iletişim kurulması.
- Reklam anlaşmalarının içerik ve süreçlerinin takip edilmesi; reklam verenlere aylık düzenli bilgi ve raporlamaların sunulması.
- Altyazı tarafından düzenlenen her seminer için değerlendirme formlarının hazırlanması, yanıtların analiz edilmesi ve ortaya çıkan ihtiyaçlar ile iyileştirme alanlarının Yönetim Kurulu ile paylaşılması.
İdari Ve Mali İşler Koordinatörü
Kadın Adayları Destekleme Derneği
06.2023 - 04.2024
- Kurumun idari gerekliliklerinin eksiksiz yerine getirilmesi ve ofis süreçlerinin etkin şekilde yönetilmesi.
- Finans Koordinatörü ile yakın işbirliği içinde çalışarak finansal süreçlerin desteklenmesi ve gerekli operasyonel katkının sağlanması.
- Dernek ve proje faaliyetlerine yönelik etkinliklerin planlanması ve yürütülmesi; etkinlik öncesi iletişim süreçlerinin yönetimi, mekân ayarlanması ve katılımcı takibinin yapılması.
- Düzenlenen etkinlikler için kapsamlı etkinlik raporlarının hazırlanması.
- Kurumsal yazışma ve iletişim süreçlerinde kapsayıcı, duyarlı ve profesyonel bir dil kullanılması.
- Paydaşlarla iletişim ve koordinasyonun sağlanması; iç ve dış iletişim faaliyetlerinin, e-posta trafiğinin ve telefon görüşmelerinin yönetilmesi.
- Gerektiğinde kurumun temsil edilmesi ve kurumsal işbirliği olanaklarının geliştirilmesine katkı sunulması.
- Proje ekibi tarafından hazırlanan raporların takibi ve gerekli bilgilendirme süreçlerinin yürütülmesi.
Organizasyon Sorumlusu
İktisat Fakültesi Mezunlar Cemiyeti
10.2016 - 07.2018
- Kurumun tüm etkinliklerinin planlanması, koordinasyonu ve yürütülmesi; etkinlik öncesi iletişim süreçlerinin yönetilmesi, mekân ayarlanması ve katılımcı takibinin sağlanması.
- Üyelerle ilişkilerin etkin şekilde yönetilmesi ve üyelik süreçlerinin düzenli olarak takip edilmesi.
- Seminer ve bilimsel kongrelere yönelik katılımcıların belirlenmesi, ilgili kişi ve kurumlarla iletişim kurulması ve sürecin tamamının yönetilmesi.
- Tüm etkinliklerin organizasyonel süreçlerinin geliştirilmesi, uygulanması ve operasyonel kalitesinin güvence altına alınması.
- Gerektiğinde kurumun profesyonel biçimde temsil edilmesi ve dış paydaşlarla işbirliği fırsatlarının geliştirilmesi.
- Bilimsel kongre projelerinin tasarlanması, planlanması ve etkin şekilde uygulanması.
Kurucu Ortak
Artemis Sahaf
09.2013 - 04.2020
Education
Ph.D. - Siyaset Bilimi Ve Uluslararası İlişkiler
İstanbul Üniversitesi
Istanbul, Turkey 04.2001 -
Master of Arts - Siyaset Bilimi Ve Uluslararası İlişkiler
İstanbul Üniversitesi
İstanbul 04.2001 -
Bachelor of Arts - Felsefe
Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesi
Istanbul, Turkey 04.2001 -
Skills
Uçtan Uca Etkinlik Yönetimi
Certification
Yapısal Eşitlik Modellemesine Giriş
Languages
English
Upper intermediate (B2)
German
Elementary (A2)
Accomplishments
- Uçtan Uca Etkinlik Yönetimi: Yıllık 13 seminer ve 32 etkinlik serilerinin uçtan uca planlama, bütçeleme ve uygulama süreçlerini başarıyla yönettim.
- Organizasyonel Verimlilik: Etkinlik hazırlıklarında tedarikçi ve lojistik süreçlerini optimize ederek, organizasyon süresini/maliyetini azalttım.
- Mali Süreç Güvenilirliği: Finansal süreçlerin (ödeme takibi ve faturalandırma) düzenli kontrolünü sağlayarak mali işleyişte sıfır aksaklık oranını sürdürdüm.
- Veri Odaklı İyileştirme: Düzenlenen her seminer sonrası katılımcı geri bildirimlerini analiz ederek yeni iyileştirme alanları/ihtiyaçları belirledim ve Yönetim Kurulu'na sunarak karar alma süreçlerine doğrudan veri girdisi sağladım.
- Reklam Gelir Raporlaması: Reklam verenlere sunulan aylık raporlama sistemini standartlaştırarak, müşteri memnuniyetini ve bilgi akışının hızını artırdım.
- Kurumsal İletişim Stratejisi: Kurum içi ve dışı e-posta trafiğini ve iletişim akışını merkezileştirerek paydaş iletişiminde %100 oranında verimlilik artışı sağladım.
- Arşivleme Sistemi Geliştirme: Tüm resmi evrakların düzenli ve güvenli bir şekilde erişilebilir olması için yeni bir evrak ve dijital arşivleme sisteminin geliştirilmesine destek oldum.
Work Availability
monday
tuesday
wednesday
thursday
friday
saturday
sunday
morning
afternoon
evening
swipe to browse
Software
Microsoft Excel
Microsoft Outlook
Google Workspace (Sheets, Docs)
Paraşüt
Mailchimp
Timeline
İdari Ve Mali İşler Koordinatörü
Altyazı Sinema Derneği
04.2024 - Current
İdari Ve Mali İşler Koordinatörü
Kadın Adayları Destekleme Derneği
06.2023 - 04.2024
Organizasyon Sorumlusu
İktisat Fakültesi Mezunlar Cemiyeti
10.2016 - 07.2018
Kurucu Ortak
Artemis Sahaf
09.2013 - 04.2020
Ph.D. - Siyaset Bilimi Ve Uluslararası İlişkiler
İstanbul Üniversitesi
04.2001 -
Master of Arts - Siyaset Bilimi Ve Uluslararası İlişkiler
İstanbul Üniversitesi
04.2001 -
Bachelor of Arts - Felsefe
Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesi
04.2001 -